Et si on discutait un peu de la méthode agile – Thème à la mode au sein des STARTUP, on voit arriver cette méthode dans l’industrie. Comment allier ce concept avec le management et l’ISO 9001 ?
Je vois déjà votre manager, vous planifier des réunions d’avancement d’1h tous les lundi matin sur le projet «TRUCMUCHE», parce que «c’est AGILE, tu vois?». Mais alors, en quoi faire une réunion hebdo est agile? Pour cela, revenons aux origines…
Définition de la méthode AGILE
La méthode AGILE est une méthodologie de gestion de projet. Il existe en réalité plusieurs méthodes qui ont toutes un point commun: elles découlent toutes du Manifeste Agile. Édité en 2001, plusieurs développeurs de logiciel ont conçu ce manifeste.
Son but: améliorer leur process et réduire leur taux d’échec. Pour cela, ils placent le client au cœur du projet en s’adaptant au fur et à mesure que ce projet avance. C’est donc une toute nouvelle façon de voir les choses, et d’aborder le développement d’un produit, d’un service ou d’un projet.
Les 4 valeurs du manifeste agile sont les suivantes :
Ok, mais je ne vois toujours pas en quoi la réunion du lundi est nécessaire pour être agile …
La méthode AGILE
Pour appliquer ces 4 valeurs, des méthodes agiles sont donc apparut, on va retrouver la méthode SCRUM ou la méthode SAFE pour les plus utilisées. Explicitons ce qu’est la méthode SCRUM:
Le terme Scrum (qui signifie mêlée) apparaît pour la première fois en 1986 dans une publication de Hirotaka Takeuchi et Ikujiro Nonaka qui décrit une nouvelle approche plus rapide et flexible pour le développement de nouveaux produits. Ils comparent alors cette nouvelle méthode au rugby à XV, le principe de base étant que l’équipe avance ensemble et soit toujours prête à réorienter le projet au fur-et-à-mesure de sa progression, tel un ballon de rugby qui doit passer de main en main jusqu’à marquer un essai.
Le sprint
C’est une période de 2 à 4 semaines maximum. Pendant cette période, les équipes utilisent une version béta du logiciel. Un nouveau sprint commence dès la fin du précédent. Chaque sprint a un objectif et une liste de fonctionnalités à réaliser.
Planification d’un Sprint
Les tâches à accomplir pendant le Sprint sont déterminées par l’ensemble de l’équipe Scrum lors de la réunion de planification de Sprint. La durée de cette réunion est limitée à 8 heures pour les Sprints d’un mois. Cette réunion permet à l’équipe d’établir les éléments qu’elle traitera au cours de ce Sprint et comment elle procédera.
Revue du Sprint
Il s’agit du bilan du Sprint réalisé. Une fois le Sprint terminé, l’équipe Scrum et les parties prenantes se réunissent pour valider ce qui a été accompli pendant le Sprint. Cette réunion dure 4 heures maximum.
Rétrospective du Sprint
Cette réunion est interne à l’équipe Scrum et dure 3 heures pour un Sprint d’un mois. Le but est l’adaptation aux changements qui peuvent survenir et l’amélioration continue du processus de réalisation. L’équipe passe en revue le Sprint terminé afin de déterminer ce qui a bien fonctionné et ce qu’il faut améliorer.
Mêlée quotidienne
Cette réunion quotidienne de 15 minutes est très importante. Elle se fait debout (d’où son nom anglais de “stand-up meeting“) afin d’éviter de s’éterniser. Le but est de faire un point sur la progression journalière du Sprint. Elle permet à l’équipe de synchroniser ses activités et de faire un plan pour les prochaines 24 heures.
Les limites de la méthode AGILE
On peut donc dire que la réunion du lundi, n’est qu’une mêlée de plus, pour faire un point d’avancement (encore), en plus de la mêlée quotidienne, de la planification du sprint, de la rétrospective du sprint ….
Ouai, et le sprinter dans tout ça? Il est noyé dans les réunions, n’a pas le temps de sprinter, le projet s’éternise. Les membres de l’équipe sont donc bousculés, stressés et le client a juste l’impression d’être face à des incompétent … Les compétences individuelles fortes de chaque membre de l’équipe sont dévalorisées, la motivation est perdue. Efficace hein ?
Donc non, faire des réunions, pendant lesquelles nous laissons la paroles aux membres de l’équipe projet n’est en rien AGILE! On se rend bien vite compte que, sous couvert d’outil et de méthode, les valeurs AGILES sont dévoyées.
Alors concrètement, comment on fait? Pour cela, parlons management …
Peu importe le projet, s’il n’est pas soutenu par des personnes avec un pouvoir de décision, le projet est voué à l’échec! Au plus proche de terrain, les décisions peuvent être prise par le 1er niveau hiérarchique rencontré: les managers! Alors, cela peut être des chefs d’équipes, des chefs de projets, des organisateur, des responsables de services… N’en retenons qu’un: manager ! Il est donc primordial que les managers soit AGILE…
Le management AGILE
Il faut être conscient que le management AGILE vient à l’encontre du management en place dans la plupart des entreprises française. Aujourd’hui et depuis des dizaine d’années, le management français est basé sur le contrôle, la rigueur, le respect des procédures. Il faut entrer dans le cadre, sinon, c’est sanction! Vouloir mettre en œuvre une démarche agile dans ce contexte est alors presque une mission impossible. Chez ELIOPOLIS, nous n’avons pas Tom Cruise pour nous aider, mais nous avons beaucoup d’outils pour vous permettre de gérer le changement. Nous y reviendrons plus tard.
Pour mettre en place une démarche AGILE, il faut d’abord miser sur le bon cheval. Mais si, vous voyez de qui je parle! C’est ce manager là, toujours avec le sourire, qui n’hésite jamais de parler des résultats du match de foot du week-end à la machine à café, qui demande si les enfants vont bien et surtout celui qui compatie en cas de mauvaise nouvelle personnel pour l’un de ces collaborateurs.
Oui, oui, je parle bien de ce manager bienveillant. Chez lui, c’est inné de prendre soin de son équipe. Il est AUTHENTIQUE. On l’appellera Tom.
Le manager AGILE
Donc, on voit bien que Tom, il pourrait nous aider à mettre en place une gestion de projet AGILE pour le client qui nous laisse une dernière chance pour le développement de son nouveau produit «TRUCMUCHE».
Ce qui est bien avec Tom, c’est qu’il est CURIEUX. Il n’hésite pas à faire une veille permanente sur la technologie du projet, à aller voir les collègues du BE pour prendre les bonnes infos.
Et Tom, il est cool parce qu’il partage tout ça avec l’équipe, il est TRANSPARENT! La communication est au cœur de son quotidien. C’est aussi pour cela, que son équipe n’hésitera jamais à lui remonter les problèmes et les difficultés.
Comme il est bienveillant, il saura prendre des décisions pour ne pas laisser l’équipe dans la galère. Ce ne sera peut-être pas la bonne solution tout de suite, mais l’équipe aura avancé, et appris des erreurs commises. Tom saura alors se REMETTRE EN QUESTION, pour avancer toujours mieux.
Dans ce cadre, il sait qu’il peut FAIRE CONFIANCE à son équipe.Il est bien Tom hein?
On résume ? Si on veut faire du management AGILE, pour porter des projets fonctionnement sur la méthode AGILE, il nous faut un chef de projet :
Les outils de la méthode AGILE
Plan d’actions – Excel sera votre meilleur ami !
Tout comme pour un itinéraire pour partir ne vacances, il est nécessaire de planifier le parcours.
- Le plan d’action sous Excel: le plus simple
- Le digramme de Gantt: le plus performant
- Le A3: le plus collaboratif
Réunion – Point trop n’en faut !
Vous l’aurez compris, la réunionite est le pire ennemi du management Agile ! Alors, on oublie les sprints, et on est efficace! Oui, mais comment ?
En programmant des points d’étapes en lien avec le plan d’actions! 1 thème = 1 réunion, pas plus d’une heure et un ordre du jour simple !
Indicateurs et objectifs – SMART et sans rétroviseur !
On ne peut améliorer que ce que l’on peut mesurer! C’est le point le plus difficile mais aussi le plus important pour mesurer l’avancement du projet. Il est primordial de les définir avant le démarrage du projet, de les revoir à chaque étape et les ajuster au besoin.
Mesure d’efficacité – La boucle du PDCA !
Il s’agit là de mesurer la distance entre le résultat obtenu et l’objectif visé. On peut faire le lien avec un objectif chiffré, ou avec une situation visée !
Et l'ISO 9001 dans tous ça ?
Le chapitre de l’ISO 9001 qui se prête le mieux à l’application de la méthode agile est le chapitre 8.3 – Conception et développement, évidemment !
Mais si ce chapitre fait partie des exclusions, on ne peut pas appliquer la méthode AGILE ?
Bien sûr que si! Puisque chaque processus, chaque projet, chaque action peut être adapté en toute agilité !
ELIOPOLIS a construit un module de formation sur la mise en place de l’ISO 9001 et y intégrant les méthodes AGILE. En 14h de formations, vous aurez toutes les clefs pour appliquer les principes de la qualité en toute agilité!
N’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements !
