Les audits de renouvellement de certification Qualiopi battent leur plein… et pour beaucoup d’organismes, ils génèrent du stress et entraînent des surprises inattendues.
Les non-conformités se multiplient, et certains découvrent que leur certification repose sur des bases plus fragiles qu’ils ne l’imaginaient.
Pourquoi tant d’écarts ? Parce que trop d’organismes ont vu la certification Qualiopi comme une simple formalité administrative, une suite d’obligations à remplir pour obtenir un sésame. Résultat : on a monté un dossier, rédigé des procédures, archivé des documents… mais qu’en est-il de l’application réelle ?
Le problème ne vient pas d’un manque de mise à jour des documents. Si une procédure est toujours pertinente, elle peut rester inchangée. Ce qui pose problème, c’est lorsque les documents existent uniquement pour répondre à un indicateur, sans être intégrés dans un processus réel. Un document Qualiopi ne devrait pas être une fin en soi, mais un outil qui accompagne un flux logique et structuré, facilitant l’application des engagements pris.
C’est encore plus vrai pour les nouveaux entrants qui avaient bénéficié d’un audit initial allégé. Trois ans plus tard, l’auditeur ne se base plus uniquement sur la présence de documents, mais sur leur application réelle. Il ne suffit plus d’avoir des trames bien rédigées, il faut démontrer comment elles sont utilisées dans le cadre d’un processus structuré, avec des preuves concrètes de leur mise en œuvre.
Alors, comment éviter ce piège et transformer Qualiopi en un véritable levier de structuration ? La clé est de cesser de le voir comme une charge et d’adopter une approche pragmatique, tournée vers l’expérience des apprenants.
Pourquoi tant de non-conformités en audit de renouvellement ?
1. Parce que Qualiopi a été traité comme une formalité administrative
Lors du premier audit, beaucoup d’organismes ont suivi une logique de case à cocher : répondre aux exigences, fournir des preuves, classer des documents. Certains ont même acheté des packs documentaires préfabriqués, leur garantissant une certification rapide, sans véritable appropriation.
Mais trois ans plus tard, l’auditeur ne se limite plus à la présence des documents. Son rôle est de vérifier que les processus décrits sont bien appliqués et qu’ils produisent des résultats concrets.
Comment vos objectifs pédagogiques sont-ils définis et évalués ?
Comment assurez-vous que vos formateurs développent et entretiennent leurs compétences ?
Comment adaptez-vous vos formations aux évolutions réglementaires et pédagogiques ?
Si la réponse repose uniquement sur une trame documentaire jamais mise en œuvre, c’est là que les non-conformités apparaissent. L’audit ne cherche pas un dossier parfait, mais des preuves que ces documents sont bien intégrés dans le fonctionnement réel de l’organisme.
2. Parce que les indicateurs sont mal exploités
Qualiopi, ce n’est pas empiler des justificatifs. Chaque indicateur a un rôle structurant et s’inscrit dans un système vivant.
Prenons quelques exemples d’indicateurs souvent problématiques en renouvellement :
Indicateur 11 – Évaluation des objectifs pédagogiques
L’erreur : Disposer uniquement d’une trame d’objectifs pédagogiques sans preuve de la mise en œuvre d’un processus d’évaluation structuré.
Ce qui est attendu : Des éléments factuels démontrant que l’évaluation des objectifs pédagogiques est bien réalisée, analysée et utilisée pour ajuster les formations si nécessaire.
Indicateur 21 – Compétences des formateurs
L’erreur : Se contenter de collecter des CV sans s’assurer que les formateurs disposent, maintiennent et développent leurs compétences pédagogiques et techniques sur le sujet de la formation. Parfois même, l’écart porte sur la définition des compétences en amont !
Ce qui est attendu : Un tableau de compétences croisées ou un outil structuré permettant d’évaluer et de suivre les compétences des formateurs, en garantissant leur mise à jour régulière sur les méthodes pédagogiques et les contenus spécifiques aux formations dispensées.
Indicateurs 23, 24 et 25 – Veille, innovation pédagogique et adaptation des formations
L’erreur : Archiver quelques articles de presse sans qu’ils n’aient de réel impact sur les formations.
Ce qui est attendu : Une veille structurée qui débouche sur des actions concrètes : mise à jour des supports, évolution des méthodes pédagogiques, intégration d’outils innovants.
Dans tous ces cas, ce qui est reproché en audit, ce n’est pas le manque de documents, mais l’absence d’exploitation réelle.
3. Parce que certaines non-conformités mineures n’ont jamais été corrigées
Lors des audits initiaux ou de suivi, des non-conformités mineures ou des alertes avaient parfois été signalées. L’auditeur avait mis en avant des écarts, en demandant des actions correctives. Mais faute d’un véritable suivi, ces écarts sont toujours présents lors de l’audit de renouvellement.
Par exemple :
Une évaluation des objectifs pédagogiques jugée insuffisamment documentée,
Un manque de preuves sur l’évolution des compétences des formateurs,
Une veille pédagogique réalisée mais jamais exploitée pour modifier ou adapter l’offre de formation.
Si aucune action concrète n’a été menée pour corriger ces écarts de manière pertinente, la non-conformité devient inévitable.
Comment éviter ces erreurs et ne plus subir l’audit de renouvellement ?
1. Intégrer Qualiopi au quotidien, pas juste avant l’audit
Si le dossier Qualiopi n’a pas été rouvert depuis trois ans, c’est qu’il n’a pas servi. Et un système qui ne sert pas est un système fragile.
Qualiopi ne doit pas être un sprint de dernière minute. Il doit être intégré dans la gestion quotidienne de l’organisme, non pas sous forme de tâches supplémentaires, mais comme un cadre qui facilite l’amélioration continue.
2. Regarder Qualiopi avec les yeux des apprenants
Chaque indicateur doit être pensé en termes d’expérience utilisateur et non de contrôle administratif.
Si un objectif pédagogique n’est pas suivi et évalué, sert-il réellement la formation ?
Si un formateur n’a pas bénéficié d’un accompagnement ou d’une montée en compétences, est-il toujours performant ?
Si la veille pédagogique n’a pas d’impact sur le contenu des formations, comment garantir leur pertinence ?
Si une action n’apporte pas de valeur aux apprenants, c’est qu’elle est mal exploitée.
3. Mettre en place un suivi régulier pour éviter le stress de dernière minute
Une revue annuelle des objectifs pédagogiques pour vérifier leur pertinence et leur évolution.
Un suivi structuré des formateurs avec des points réguliers sur leurs compétences.
Une veille réglementaire et pédagogique appliquée, avec des actions concrètes pour moderniser l’offre de formation.
Avec ces réflexes, l’audit devient une simple validation, et non une épreuve.
Les indicateurs cités dans cet article (11, 21, 23, 24, 25) sont donnés à titre d’exemple, les pistes de réflexion également. Ce n’est qu’un échantillonnage des possibilités. Chaque organisme doit analyser ses propres pratiques et adapter son approche en fonction de son contexte spécifique.
Certification Qualiopi : un levier pour structurer votre organisme
Un organisme qui vit Qualiopi au quotidien n’a pas besoin de le préparer en urgence. La certification n’est pas une simple validation documentaire, mais un cadre structurant pour améliorer la qualité et l’efficacité des formations.
En adoptant une approche plus pragmatique et en pensant avant tout à l’expérience des apprenants, la certification Qualiopi devient un levier et non une contrainte.
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